Ohjaajasivut|TyöhuoneMinivalmennus 2008 - 2011

Rekisteriseloste

REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki( 523/99) 10§

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Mäntsälän Voimistelijat ry,
Y- tunnus:1077650-7
Osoite Veteraanintie 4 / PL45, Mäntsälä
puh. 040 5137892
Toimiston  ja yhdyshenkilön sähköposti: mantsalan.voimistelijat(at)msoynet.com

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt 
Rekisterissämme käsitellään Mäntsälän Voimistelijoiden jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Mäntsälän Voimistelijoidenn toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi rekisterissä käsitellään Mäntsälän Voimistelijoiden järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Mäntsälän Voimistelijoiden järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Mäntsälän Voimistelijoiden lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskunppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisterissä käsitellään Mäntsälän 

Voimistelijoiden jäsenten ja heidän huoltajien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Mäntsälän Voimistelijoiden käytössä olevaan Hoika järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Mäntsälän Voimistelijoiden jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.


Rekisteröidyn oikeudet: 
- Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Mäntsälän Voimistelijoiille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Mäntsälän Voimistelijoiden käsittelemät henkilötiedot; 
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 
- vaata henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Mäntsälän Voimistelijat n oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Mäntsälän Voimistelijatkäsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Mäntsälän Voimistelijat voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Mäntsälän Voimistelijat voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Mäntsälän Voimistelijat ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).
Sopimussuhteissa olevat tahot: Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen). 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja. 

Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa. 

Yhteydenotot 
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: mantsalan.voimistelijat@msoynet.com.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Mäntsälän Voimistelijat ry, PL 45, 04600 Mäntsälä

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (4.5.2018)